Jak zkrotit přeplněnou kancelář

Je důležité, abyste si každý uvědomil, že organizování je proces, a že to opravdu nikdy není „hotovo“. Můžete si vytvořit systém, který pro vás nyní pracuje, ale mohu vám zaručit, že systém bude muset být pravidelně vyladěn, aby mohl pokračovat v práci.

Navíc je důležité, abyste si spolu povídali a dohodli se, jak by měla vypadat kancelář - vaše definice organizovaného se bezpochyby liší od jeho definice. Také vytvořte „popisy úkolů“ - vzájemně se zavazujte, jak budete každý pracovat na tom, jak zajistit a udržovat organizaci kanceláře. "Podám pro vás, pokud umístíte vše, co je třeba podat na jedno místo." "Budu udržovat tuto oblast čistou, pokud tuto oblast ponecháte prázdnou."

I když nemusíte rozumět jeho práci dostatečně dobře, abyste mohli uspořádat jeho technologické kousky a části, můžete pro své knihy a papíry vytvořit systém evidence. V závislosti na počtu knih, které má, může být jednou z možností barevné označení knih a polic.

Kategorizujte knihy podle předmětu a kategorii přiřaďte barvu. Nakupujte malé barevné tečky v jakémkoli obchodě s kancelářskými potřebami, položte tečku na páteř knihy a stejnou barevnou tečku vložte na příslušnou polici knihovny. Získat knihy na pravé poličce je pak prostě věcí odpovídajících barev. Například všechny knihy XXX by měly modrou tečku a byly by na modré polici knihovny.

Používání tohoto systému nejen usnadňuje odkládání knih, které aktuálně vlastní, ale také mu říká, kam umístit nové knihy, které kupuje. Nezapomeňte vytvořit a zveřejnit legendu, abyste věděli, která barva se rovná té kategorii a nemusíte si pamatovat.

Pro své kancelářské papíry začněte dvěma jednoduchými kategoriemi, Action a Reference. Vytvořte oblast pro vyplnění referencí: zásobník, přihrádka, krabice, víko na krabici, košík atd. takže může hodit ty papíry, které je třeba vložit do tohoto kontejneru, a můžete je za něj podat. Na vytvoření referenčních souborů budete pravděpodobně muset nejprve spolupracovat, zvláště pokud jeho práci nerozumíte. Nezapomeňte začít s širokými kategoriemi jako názvy souborů, ale držte se dál od Miscellaneous, Reference atd.

Nezapomeňte také vytvořit kategorie na základě toho, jak budou informace použity, a nikoli odkud pocházejí. Názvy souborů jako 'E-maily', 'Webové stránky' a 'Články' jsou zbytečné; neřeknou vám, co je ve složce, pouze vám řeknou, odkud informace pocházejí. Jeho akční soubory by měly být uchovávány blízko něj, aby byly snadno dostupné během jeho práce.

Pokud nemá na stole zásuvky, do kterých může ukládat soubory, buď si koupte malou skříňku může mít blízko ke svému stolu nebo ho nechat třídit stolním počítačem, aby si mohl nechat své aktuální soubory na svém stole. Pokud se jeho projekty nesmějí zapisovat do spisů, můžete se podívat na třídiče literatury, což je řada „krychlí“, do kterých může své projekty pohodlně a elegantně ukládat. Přicházejí v různých velikostech a lze je snadno najít v obchodech s kancelářskými potřebami a katalogech.

Aktualizováno 18. června 2009