Navigace mořem papíru

"Musím se vypořádat s mnoha papíry z mnoha různých zdrojů - papíry mých studentů, školní papíry mých dětí, poštu, která může nebo nemusí být důležitá, a prostě věci." Nutí mě brečet, abych si vzpomněl, jak tyto kousky papíru ovládají můj život. Co mám dělat? “- VMT, Maryland

Máte na starosti papír, není to za vás. Máte veškerou kontrolu a sílu; papír nemá nic kromě toho, co mu dáte. Jakmile to opravdu pochopíte, je snazší manipulovat se všemi papíry, které přicházejí do vašeho života.

Prvním krokem je seřadit papíry a zjistit, co přesně máte. Kategorizujte své papíry a vytvořte místo, kam umístíte každý typ papíru. Projděte si poštu každý den a ujistěte se, že budete mít po ruce velký odpadkový koš nebo koš - nemějte strach rozhazovat se. Koše jsou jedním z nejvíce nevyužitých organizačních nástrojů, které máme každý k dispozici.

Write to Preference Service, c / o Direct Marketing Association, P.O. Box 9008, Farmingdale, NY 11735-9008, aby se vaše jméno dostalo ze seznamů nevyžádané pošty.

Nezapomeňte zahrnout všechny varianty pravopisu svého jména a psát jim alespoň jednou ročně. Tím nevymažete nevyžádanou poštu úplně, ale sníží se to asi o 40%.

Zavolejte na číslo 1.888.5.OPT.OUT a odeberte své jméno ze seznamů žádostí o kreditní karty. Pokud si přejete selektivně odebrat katalogy z vaší pošty, jednoduše odstřihněte nebo roztrhněte štítek s adresou katalog, nakreslete čáru přes svou adresu, napište „Prosím odeberte mě ze svého seznamu adresátů“ a pošlete ji na adresu společnost. Vaše jméno rádi ze seznamu odstraní.

Sledování dokladů vašich dětí může být stejně snadné jako dávat každému dítěti jeho vlastní IN koš nebo podnos. Vzhledem k tomu, že papíry přicházejí každý den ze školy, je dítě (v závislosti na věku) zodpovědné za vyhození papíry do svého koše. Moje klientka připojila ke svým košům fotografie svých dcer místo toho, aby použila jejich jména k identifikaci, který koš patřil tomu dítěti. Mít oddělené koše nebo podnosy brání tomu, aby se noviny dětí smíchaly s ostatními papíry, které přicházejí do domu.

Předpokládám, že máte od svých studentů referáty, které vyžadují akci z vaší strany - buď číst, hodnotit nebo recenzovat. Vytvořte oblast Akce poblíž místa, kde tuto akci provedete. Pokud například pracujete na novinách svých studentů u stolu, vytvořte akční podnos na stole nebo v jeho blízkosti, takže když se posadíte, abyste provedli tuto akci, všechny dokumenty, které potřebujete, jsou na jednom místě. Je také důležité vytvořit prostor pro vaše akční dokumenty, abyste na první pohled věděli, které dokumenty stále vyžadují akci a které nikoli.

Pokud obvykle přijímáte opatření na papíry svých studentů v kuchyni nebo se na ně díváte večer ve večerních hodinách obývací pokoj, zatímco sledujete televizi, pak vytvořte tuto akci a místnost v kuchyni nebo v obývacím pokoji pokoj, místnost. Jeden z mých klientů zkontroloval její poštu v obývacím pokoji ve večerních hodinách, takže jsme pro ni vytvořili krabici. Krabice obsahovala vše, co potřebovala ke zpracování své pošty, včetně složek, takže když procházela její poštou, prostě hodila každý kus do příslušné složky. Když byla hotová, doslova jen nasadila víko zpět na krabici a krabici položila na podlahu vedle židle. I když několik dní neprošla krabicí, všechno na ni čekalo, když se k ní přiblížila. Mohli byste snadno vytvořit něco podobného pro práci s tapetami vašich studentů - mít vše, co potřebujete zpracovat papíry po ruce, ať už jde o pera, fixy, gumy, samolepky, lepidlo, pásky, svorky, svorky odstraňovač atd.

Pokud vytvoříte tuto oblast u svého stolu, tyto položky by šly do šuplíku; Pokud tuto oblast vytvoříte ve svém obývacím pokoji, můžete použít také krabici.

Vždy bude existovat e-mail, který nelze kategorizovat ani se hned rozhodnout, takže je v pořádku mít oblast nebo složku pro ty papíry, ke kterým se musíte vrátit. Klíčem je přezkoumat tuto oblast nebo složku každý týden a vyčistit ji - rozhodnout o těch položkách, které můžete.

Jak se papíry rychle hromadí, je důležité zůstat na vrcholu příchozích papírů. Naplánujte si čas na procházení vaší pošty a příchozích papírů každý den nebo večer, aby se nenakládaly a stát se obrovskou hromadou - je snazší pracovat každý den s malou hromádkou, než jednou obrovskou hromadou jednou za pár týdny. Je to mnohem méně ohromující a zabere méně času ze dne.

Aktualizováno 16. října 2009